所有的(de)審核(he)員(yuan)都接受(shou)過審核(he)策劃、實施和報告(gao)的(de)基本培(pei)訓。遺憾的(de)是，許多審核(he)員(yuan)只接受(shou)過這(zhe)樣的(de)基本培(pei)訓。在此(ci)，我(wo)提出十(shi)條規則(ze)，或(huo)者(zhe)說，你(ni)(ni)也可以將其視為指南(nan)。如果遵循這(zhe)些指南(nan)，你(ni)(ni)將大(da)(da)大(da)(da)提高審核(he)的(de)有效性(xing)。各位審核(he)員(yuan)，對照一下，你(ni)(ni)都做(zuo)到了嗎？

規則一：讓受(shou)審核(he)方(fang)成(cheng)為審核(he)組的成(cheng)員

讓受審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)方感覺自己就是(shi)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)組的(de)成(cheng)員要避免這樣的(de)開場白，“不(bu)要擔心，我(wo)們(men)不(bu)是(shi)來(lai)這里審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)你們(men)，而(er)是(shi)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)你們(men)的(de)體系的(de)。”

而應(ying)該說：“我們(men)(men)(men)要對××過(guo)程(cheng)進行一(yi)次評(ping)估，爭取識別過(guo)程(cheng)的不足之處或者(zhe)改(gai)進的機會。為此，我們(men)(men)(men)需(xu)要你(ni)們(men)(men)(men)的幫助。希(xi)望(wang)你(ni)們(men)(men)(men)帶我們(men)(men)(men)走一(yi)遍(bian)整個過(guo)程(cheng)，并解釋它是如何運(yun)行的。我們(men)(men)(men)可能(neng)需(xu)要你(ni)們(men)(men)(men)回答一(yi)些問題(ti)或出示(shi)一(yi)些相(xiang)關的記錄。如果有(you)什么(me)不足之處或者(zhe)你(ni)們(men)(men)(men)認為會有(you)讓過(guo)程(cheng)變得更好的改(gai)進措施，我們(men)(men)(men)也愿意聽(ting)聽(ting)。如果你(ni)有(you)什么(me)問題(ti)，請隨時提(ti)出來。可以嗎？”

這(zhe)樣的開場白聽(ting)起來更真(zhen)(zhen)誠，真(zhen)(zhen)正反(fan)映出(chu)受審(shen)核方的角色，還讓受審(shen)核方成為(wei)審(shen)核組的成員，事(shi)實上也應(ying)該(gai)如此。

這條規則(ze)的運用，應該讓(rang)受審核方不但愿(yuan)意接(jie)受審核，而且(qie)還樂意積極(ji)協助審核。

規則二(er)：漏斗(dou)法面談(tan)策(ce)略(lve)

審(shen)核員在(zai)與(yu)受(shou)審(shen)核方面談中，可以問(wen)三大(da)類問(wen)題：開(kai)放式、封閉式和澄清性的(de)問(wen)題。

評估開始時，先問(wen)(wen)一些泛泛的(de)(de)開放(fang)(fang)式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)，審(shen)核員從開放(fang)(fang)式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)中得到(dao)的(de)(de)信(xin)息比封(feng)閉式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)多得多，然后采用澄清性的(de)(de)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)來(lai)彌補遺漏。封(feng)閉式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)需(xu)要回答是或否，或者明確對(dui)或錯。所以受審(shen)核方在回答封(feng)閉式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)時面(mian)臨(lin)的(de)(de)“折戟沉(chen)沙”的(de)(de)機會更(geng)大。

通過運用這種方式，開放式、封閉式和澄清性的問(wen)題，就構成(cheng)了我(wo)們所(suo)謂(wei)的漏(lou)斗(dou)法面(mian)談(tan)策略。采用漏(lou)斗(dou)法能夠(gou)提高審(shen)核效率，在最(zui)短的時間(jian)內獲得最(zui)多的信息，而且也讓受審(shen)核方感到更安全，在與(yu)審(shen)核員面(mian)談(tan)過程中逐漸(jian)放松，積(ji)極(ji)配合。

規則三：做一個積極的傾聽者

積極傾聽(ting)的(de)重要性(xing)不能過分夸(kua)大。人們常常提到的(de)一條(tiao)經驗是，審核(he)員在(zai)審核(he)過程(cheng)中應(ying)該只花10%的(de)時(shi)間來說話，而用90％的(de)時(shi)間去傾聽(ting)。

根據(ju)相關(guan)研究獲得的(de)(de)令人擔(dan)憂的(de)(de)統計數據(ju)顯示(shi)，所有談話交流中有近70%都被誤解(jie)了。雖然在這些錯誤的(de)(de)溝通中，大(da)部分(fen)對日常(chang)交往不(bu)會(hui)產生重大(da)的(de)(de)影響，但是審核中的(de)(de)錯誤傳(chuan)達就(jiu)會(hui)對受審核方和(he)審核員(yuan)(yuan)雙方的(de)(de)信譽造(zao)成(cheng)破壞(huai)性的(de)(de)影響。簡(jian)而言(yan)之(zhi)，審核員(yuan)(yuan)必須(xu)做一(yi)名積極的(de)(de)傾聽(ting)者(zhe)。

規則四：永遠不要讓(rang)受審核方挑選抽樣

許多審核(he)員會讓(rang)采(cai)購經理列舉提供(gong)不合(he)格(ge)產品的供(gong)應(ying)商的例子。這樣(yang)一來，受審核(he)方就(jiu)可以(yi)自(zi)己選擇抽(chou)樣(yang)，而這樣(yang)就(jiu)永遠發現不了問題(ti)。

可取的辦(ban)法是(shi)，在審核(he)采購(gou)部(bu)(bu)門(men)之(zhi)前先(xian)審核(he)收(shou)貨(huo)(huo)部(bu)(bu)門(men)，通過(guo)收(shou)貨(huo)(huo)部(bu)(bu)門(men)的記(ji)錄(lu)發現幾個進貨(huo)(huo)產品問題的例子。如果(guo)審核(he)員想在與(yu)采購(gou)經理(li)的面談中實現這一(yi)要求(qiu)，可以明確要求(qiu)采購(gou)經理(li)出示這次訪問收(shou)貨(huo)(huo)部(bu)(bu)門(men)發現的供(gong)應商問題的檔案記(ji)錄(lu)。

審核員應該檢查其檢查單上的每一個問(wen)題，然后(hou)自問(wen)，“我將如(ru)何驗證受(shou)審核方(fang)的回答？我是否知道需(xu)要什么，以及如(ru)何選擇抽樣(yang)？”如(ru)果答案不確(que)定(ding)，審核員應該制定(ding)驗證策略，并將其納入檢查單。

規則(ze)五：永(yong)遠要通過現有的(de)美(mei)元(yuan)價值來(lai)識別審核發現的(de)真正(zheng)作用

優秀(xiu)審核(he)(he)員(yuan)與普通(tong)審核(he)(he)員(yuan)的(de)不同之處(chu)在于(yu)，前者能(neng)夠(gou)(gou)將審核(he)(he)發現與真正的(de)結果聯(lian)系(xi)起(qi)來。他們(men)能(neng)夠(gou)(gou)將審核(he)(he)發現從技(ji)術違規轉變(bian)為影響組織的(de)問題，他們(men)能(neng)夠(gou)(gou)引起(qi)管理(li)層(ceng)的(de)注(zhu)意，并(bing)獲(huo)得管理(li)層(ceng)的(de)支持。

審核員應(ying)該總是(shi)努力確定不足(zu)之(zhi)處是(shi)否對組織(zhi)產生影響，如(ru)果是(shi)，其程度如(ru)何。

規(gui)則(ze)六：永遠要與受審核(he)方確認你的審核(he)發現(xian)

在離開之(zhi)前，審(shen)(shen)(shen)核員永遠應該將審(shen)(shen)(shen)核發現(xian)告知受(shou)審(shen)(shen)(shen)核方。這一(yi)點(dian)在你認為(wei)發現(xian)了(le)不符合時(shi)尤其(qi)重要(yao)。

告知審核發(fa)現，可(ke)以避(bi)免因溝通不暢導致的(de)(de)無效發(fa)現。記住，所有交(jiao)流內容中有70%存在(zai)誤解(jie)。訓(xun)練有素的(de)(de)審核員如果積極(ji)傾(qing)聽(ting)，能(neng)夠大(da)大(da)減少誤解(jie)的(de)(de)概(gai)率。但(dan)事實上，有時我(wo)們(men)恰恰不理(li)解(jie)對(dui)方(fang)要(yao)表達的(de)(de)意思(si)，或者對(dui)方(fang)不理(li)解(jie)我(wo)們(men)。有時候，我(wo)們(men)認為(wei)發(fa)現了不符合，但(dan)事實上并沒有發(fa)現。

在結束審(shen)(shen)核之(zhi)前或者在發現問(wen)題(ti)時(shi)，要當場與(yu)受審(shen)(shen)核方溝通，這(zhe)樣做(zuo)可以讓受審(shen)(shen)核方有機會(hui)糾(jiu)正可能(neng)導(dao)致發現無(wu)效的任(ren)何誤解，也(ye)保護了你作為審(shen)(shen)核員的利益。

規則七：不(bu)要舍本逐(zhu)末

不(bu)(bu)要(yao)記(ji)錄沒(mei)有(you)用(yong)的(de)(de)(de)內容(rong)(rong)。什么(me)是(shi)沒(mei)有(you)用(yong)的(de)(de)(de)內容(rong)(rong)？這里說的(de)(de)(de)沒(mei)有(you)用(yong)的(de)(de)(de)內容(rong)(rong)是(shi)指行政(zheng)性質的(de)(de)(de)，對管理體(ti)系的(de)(de)(de)績效沒(mei)有(you)任何實際影響的(de)(de)(de)審核發(fa)現。這樣的(de)(de)(de)例子包(bao)括明顯的(de)(de)(de)筆誤、在沒(mei)有(you)要(yao)求或不(bu)(bu)必要(yao)的(de)(de)(de)情況下(xia)在空白處沒(mei)有(you)標記(ji)“不(bu)(bu)適(shi)用(yong)”，以及明顯可以輕易糾正的(de)(de)(de)行政(zheng)監督的(de)(de)(de)疏漏。因為這些(xie)細(xi)枝末節有(you)時違反了(le)相關要(yao)求，審核員如何避免將其寫入(ru)報(bao)告(gao)呢？簡(jian)單的(de)(de)(de)回答(da)就是(shi)，不(bu)(bu)要(yao)舍本逐末。

關注重要的要求、問題和績效(xiao)，不要專(zhuan)注于或(huo)者有意(yi)(yi)去尋找意(yi)(yi)義不大的小(xiao)問題。

規則八：在報告中(zhong)提供充(chong)分的(de)背(bei)景信息

審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)員必須(xu)始(shi)終牢記他(ta)們在為(wei)誰寫(xie)不符合報告(gao)。既(ji)不是為(wei)審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)項目(mu)經理(li)，也(ye)不是為(wei)其他(ta)審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)員，而是為(wei)了(le)受(shou)審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)方的(de)管理(li)者(zhe)或(huo)被審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)過(guo)程的(de)負(fu)責人，為(wei)了(le)要采取糾正措(cuo)施的(de)受(shou)審(shen)(shen)(shen)(shen)核(he)方的(de)管理(li)者(zhe)或(huo)過(guo)程負(fu)責人。

管理(li)者或過程負(fu)責人在(zai)審核(he)員發現問題的時候可能不在(zai)場(chang)，這就意味著審核(he)報告(gao)必須要清(qing)晰，并(bing)且能夠直(zhi)接追溯到(dao)違反的要求(qiu)。對問題的描(miao)述不能留下疑點(dian)，必須指(zhi)出有什么問題以及為什么認為是(shi)違反了(le)要求(qiu)。

規則(ze)九：具體指出優勢所在(zai)

審核(he)(he)員難道(dao)不應(ying)(ying)該在(zai)(zai)受審核(he)(he)方(fang)的(de)出色表(biao)(biao)現方(fang)面給予肯定(ding)(ding)嗎？答案是(shi)(shi)肯定(ding)(ding)的(de)。審核(he)(he)員應(ying)(ying)該指出并肯定(ding)(ding)受審核(he)(he)方(fang)的(de)出色表(biao)(biao)現，尤其(qi)是(shi)(shi)當這種出色的(de)表(biao)(biao)現代表(biao)(biao)著真正的(de)最佳實踐時。但(dan)是(shi)(shi)，這樣做的(de)規則是(shi)(shi)一定(ding)(ding)要有針對性。在(zai)(zai)給予表(biao)(biao)揚(yang)時，關(guan)鍵在(zai)(zai)于(yu)指出值得表(biao)(biao)揚(yang)的(de)具體做法。

審(shen)核(he)員(yuan)很少有足夠(gou)的時(shi)間全(quan)面(mian)深(shen)入地評估整(zheng)個體系(xi)或(huo)過程(cheng)，也無(wu)法能夠(gou)肯(ken)定地說整(zheng)個審(shen)核(he)對象確實(shi)很好(hao)。

相反，要具(ju)體指出你所(suo)發現的(de)(de)出色(se)方面(mian)。這(zhe)種出色(se)的(de)(de)表(biao)現可(ke)能是電子文(wen)件(jian)(jian)化的(de)(de)控(kong)制到(dao)位，或向文(wen)件(jian)(jian)用(yong)戶告知文(wen)件(jian)(jian)變更時所(suo)采用(yong)的(de)(de)方法(fa)。總之(zhi)，不要泛(fan)泛(fan)而談。

規則十：審核員的(de)就餐問題

除了審核員(yuan)需要解決吃(chi)(chi)飯問題外，還有其他一(yi)些(xie)(xie)問題也與午(wu)餐有關，需要妥善解決，尤其是(shi)在進行場(chang)外審核的時候。這些(xie)(xie)問題中，最重要的問題是(shi)外出吃(chi)(chi)午(wu)餐還是(shi)叫外賣餐。

受審(shen)核(he)(he)(he)(he)方往(wang)往(wang)會邀請審(shen)核(he)(he)(he)(he)員外出(chu)吃(chi)午餐(can)(can)。審(shen)核(he)(he)(he)(he)組長(chang)要權衡接受邀請與完(wan)(wan)成審(shen)核(he)(he)(he)(he)之間(jian)(jian)的(de)輕重(zhong)。大多數審(shen)核(he)(he)(he)(he)員吃(chi)工作午餐(can)(can)，吃(chi)飯時討論(lun)審(shen)核(he)(he)(he)(he)進(jin)(jin)展、需要深入審(shen)核(he)(he)(he)(he)的(de)內容以及如(ru)何調整下午的(de)進(jin)(jin)度(du)等問題。許多審(shen)核(he)(he)(he)(he)員還利(li)用午餐(can)(can)的(de)時間(jian)(jian)寫審(shen)核(he)(he)(he)(he)記錄。如(ru)果審(shen)核(he)(he)(he)(he)組外出(chu)就餐(can)(can)，這(zhe)些工作都無法(fa)完(wan)(wan)成。

此外，外出就餐一個小時(shi)內難以(yi)返回。因為這(zhe)些原因，大(da)多數(shu)審(shen)核員傾向于(yu)叫外賣餐。當然，對于(yu)內部審(shen)核而言，這(zhe)個問題(ti)就沒有意義了，審(shen)核員可(ke)以(yi)自行決定(ding)。

結(jie)果(guo)：遵循這十條簡(jian)單規則或者說指(zhi)南(nan)，將(jiang)有助你更(geng)有效更(geng)高效地(di)進行(xing)審核，同(tong)時還有助于向(xiang)所有參(can)與(yu)人員樹立(li)更(geng)積極的形象(xiang)。