所(suo)有的審(shen)核(he)員(yuan)都接(jie)受(shou)(shou)過(guo)審(shen)核(he)策(ce)劃、實(shi)施(shi)和報告(gao)的基(ji)本培(pei)訓(xun)。遺(yi)憾的是，許多審(shen)核(he)員(yuan)只接(jie)受(shou)(shou)過(guo)這樣的基(ji)本培(pei)訓(xun)。在(zai)此，我提(ti)出十(shi)條(tiao)規則，或者說，你也可以將(jiang)其(qi)視為指(zhi)(zhi)南。如(ru)果(guo)遵(zun)循這些指(zhi)(zhi)南，你將(jiang)大大提(ti)高審(shen)核(he)的有效性。各位審(shen)核(he)員(yuan)，對照一下，你都做到(dao)了嗎？

規(gui)則一：讓受審核(he)(he)方(fang)成(cheng)為審核(he)(he)組的成(cheng)員

讓受審(shen)(shen)核(he)方(fang)感覺自(zi)己就是(shi)審(shen)(shen)核(he)組(zu)的成員要避免這樣的開(kai)場白，“不要擔心，我們不是(shi)來這里審(shen)(shen)核(he)你們，而是(shi)審(shen)(shen)核(he)你們的體系的。”

而(er)應該說：“我(wo)們(men)要對××過(guo)程(cheng)(cheng)進行(xing)一次評(ping)估，爭取(qu)識別過(guo)程(cheng)(cheng)的(de)(de)(de)不足(zu)之處或(huo)者(zhe)改進的(de)(de)(de)機會。為此，我(wo)們(men)需要你(ni)們(men)的(de)(de)(de)幫助。希(xi)望你(ni)們(men)帶我(wo)們(men)走一遍(bian)整個過(guo)程(cheng)(cheng)，并解釋它是如何運行(xing)的(de)(de)(de)。我(wo)們(men)可(ke)能需要你(ni)們(men)回答(da)一些問題(ti)或(huo)出(chu)示一些相關的(de)(de)(de)記錄。如果有什(shen)么(me)不足(zu)之處或(huo)者(zhe)你(ni)們(men)認為會有讓過(guo)程(cheng)(cheng)變得(de)更好的(de)(de)(de)改進措(cuo)施，我(wo)們(men)也愿意聽聽。如果你(ni)有什(shen)么(me)問題(ti)，請隨時提出(chu)來(lai)。可(ke)以嗎？”

這樣的(de)開(kai)場白聽起來(lai)更真誠(cheng)，真正(zheng)反(fan)映(ying)出受(shou)審(shen)(shen)核方的(de)角色，還讓(rang)受(shou)審(shen)(shen)核方成為審(shen)(shen)核組的(de)成員，事實上(shang)也應該如此。

這條規則的運用，應該讓受審核(he)(he)方(fang)不但愿(yuan)意接受審核(he)(he)，而且(qie)還樂意積(ji)極協助(zhu)審核(he)(he)。

規則二：漏斗(dou)法面談策略

審核(he)員(yuan)在與受審核(he)方面談中，可以問(wen)(wen)三大(da)類(lei)問(wen)(wen)題：開放式(shi)、封閉式(shi)和澄清性(xing)的問(wen)(wen)題。

評(ping)估(gu)開(kai)始時，先(xian)問(wen)(wen)(wen)一些泛泛的(de)(de)開(kai)放式問(wen)(wen)(wen)題(ti)，審核員從開(kai)放式問(wen)(wen)(wen)題(ti)中得到的(de)(de)信息比封閉(bi)式問(wen)(wen)(wen)題(ti)多得多，然(ran)后采(cai)用澄清性的(de)(de)問(wen)(wen)(wen)題(ti)來彌補遺(yi)漏。封閉(bi)式問(wen)(wen)(wen)題(ti)需(xu)要回(hui)答是或(huo)否，或(huo)者明確對或(huo)錯。所以受(shou)審核方在回(hui)答封閉(bi)式問(wen)(wen)(wen)題(ti)時面(mian)臨的(de)(de)“折戟沉(chen)沙”的(de)(de)機會更大。

通(tong)過運用(yong)這種方(fang)式，開放式、封閉式和(he)澄清性的問題，就構(gou)成了我們所謂的漏斗(dou)(dou)法面談策略。采用(yong)漏斗(dou)(dou)法能夠提高(gao)審(shen)核效率(lv)，在(zai)最短的時間內獲得最多的信息，而(er)且也讓受(shou)審(shen)核方(fang)感到更安全，在(zai)與(yu)審(shen)核員面談過程中逐漸放松(song)，積(ji)極(ji)配合。

規(gui)則(ze)三：做(zuo)一個積極的傾聽者

積極傾(qing)聽的重(zhong)要性(xing)不能(neng)過(guo)分(fen)夸大(da)。人們常(chang)常(chang)提(ti)到的一條(tiao)經(jing)驗是(shi)，審核(he)員在(zai)審核(he)過(guo)程中應該只花(hua)10%的時(shi)(shi)間來(lai)說話(hua)，而用90％的時(shi)(shi)間去傾(qing)聽。

根據相關研(yan)究獲得(de)的令人擔憂的統計數據顯示，所有談話交流(liu)中有近70%都(dou)被誤(wu)解了。雖然(ran)在這些錯(cuo)誤(wu)的溝(gou)通中，大(da)(da)部分對日(ri)常交往不會(hui)產(chan)生重大(da)(da)的影響，但是(shi)審(shen)(shen)核(he)中的錯(cuo)誤(wu)傳(chuan)達就會(hui)對受審(shen)(shen)核(he)方(fang)和審(shen)(shen)核(he)員雙(shuang)方(fang)的信譽(yu)造成破壞性的影響。簡而言之，審(shen)(shen)核(he)員必(bi)須做一名積極的傾聽者。

規則四：永遠不(bu)要讓受審核(he)方挑選(xuan)抽樣(yang)

許多(duo)審核員會讓采購經(jing)理列舉提供不合格產(chan)品的(de)(de)供應商的(de)(de)例子。這樣(yang)一(yi)來，受審核方就可以自己選擇抽樣(yang)，而這樣(yang)就永遠(yuan)發現不了問(wen)題。

可(ke)取(qu)的辦法是，在(zai)審核(he)(he)(he)采購部(bu)(bu)門之前(qian)先審核(he)(he)(he)收(shou)貨部(bu)(bu)門，通過收(shou)貨部(bu)(bu)門的記錄發(fa)現幾個進貨產(chan)品問題的例子。如果審核(he)(he)(he)員(yuan)想在(zai)與(yu)采購經(jing)理的面談中(zhong)實現這(zhe)一要(yao)(yao)求，可(ke)以明確要(yao)(yao)求采購經(jing)理出示這(zhe)次訪(fang)問收(shou)貨部(bu)(bu)門發(fa)現的供應商問題的檔案記錄。

審(shen)核(he)(he)員應該(gai)檢查(cha)其檢查(cha)單上的(de)每一個(ge)問題，然后(hou)自(zi)問，“我將如(ru)何驗(yan)證(zheng)受審(shen)核(he)(he)方的(de)回答？我是否知道需(xu)要什么(me)，以及如(ru)何選(xuan)擇抽樣(yang)？”如(ru)果答案不(bu)確(que)定，審(shen)核(he)(he)員應該(gai)制(zhi)定驗(yan)證(zheng)策略，并將其納入檢查(cha)單。

規則五(wu)：永遠(yuan)要(yao)通過現(xian)有的美元(yuan)價值(zhi)來(lai)識(shi)別審(shen)核發現(xian)的真正作用

優秀審(shen)核(he)(he)員與(yu)(yu)普(pu)通審(shen)核(he)(he)員的(de)(de)不(bu)同之處在于，前者(zhe)能(neng)夠將審(shen)核(he)(he)發現(xian)與(yu)(yu)真正的(de)(de)結(jie)果聯系起來。他們能(neng)夠將審(shen)核(he)(he)發現(xian)從技(ji)術(shu)違規(gui)轉變為影(ying)響(xiang)組織(zhi)的(de)(de)問題，他們能(neng)夠引起管理(li)層(ceng)的(de)(de)注(zhu)意，并獲(huo)得(de)管理(li)層(ceng)的(de)(de)支持。

審核員應該總是(shi)努力確定(ding)不足之處(chu)是(shi)否對組織產(chan)生(sheng)影響(xiang)，如果是(shi)，其程(cheng)度如何。

規則(ze)六：永遠要與(yu)受審核方確認你的審核發現

在(zai)離開之前，審核(he)員永遠(yuan)應該將審核(he)發現(xian)告知(zhi)受審核(he)方。這一點在(zai)你認(ren)為(wei)發現(xian)了不符合(he)時尤其重要(yao)。

告知審核發(fa)(fa)(fa)現(xian)(xian)(xian)，可以避免因溝通不(bu)(bu)暢導致的(de)(de)無(wu)效發(fa)(fa)(fa)現(xian)(xian)(xian)。記住，所有交流內容中有70%存在誤解。訓練有素的(de)(de)審核員如果積極傾聽，能夠大(da)大(da)減少誤解的(de)(de)概(gai)率(lv)。但(dan)事(shi)實上，有時我們恰(qia)恰(qia)不(bu)(bu)理解對方要表達的(de)(de)意思(si)，或(huo)者對方不(bu)(bu)理解我們。有時候(hou)，我們認為發(fa)(fa)(fa)現(xian)(xian)(xian)了不(bu)(bu)符合(he)，但(dan)事(shi)實上并沒有發(fa)(fa)(fa)現(xian)(xian)(xian)。

在(zai)結束審(shen)核(he)之前(qian)或(huo)者在(zai)發現(xian)問題時，要當場與受(shou)審(shen)核(he)方溝(gou)通，這(zhe)樣做可以(yi)讓受(shou)審(shen)核(he)方有機會糾正(zheng)可能(neng)導致發現(xian)無效的任何誤解，也(ye)保(bao)護了你作(zuo)為審(shen)核(he)員的利益。

規(gui)則七：不要舍(she)本(ben)逐末

不要(yao)記(ji)錄沒(mei)有(you)(you)(you)用(yong)(yong)的(de)(de)(de)內(nei)(nei)容(rong)。什么是(shi)沒(mei)有(you)(you)(you)用(yong)(yong)的(de)(de)(de)內(nei)(nei)容(rong)？這里說(shuo)的(de)(de)(de)沒(mei)有(you)(you)(you)用(yong)(yong)的(de)(de)(de)內(nei)(nei)容(rong)是(shi)指行政性(xing)質的(de)(de)(de)，對管理體系的(de)(de)(de)績效沒(mei)有(you)(you)(you)任何實際影響的(de)(de)(de)審核發現。這樣的(de)(de)(de)例(li)子包括(kuo)明顯(xian)的(de)(de)(de)筆誤、在沒(mei)有(you)(you)(you)要(yao)求或不必(bi)要(yao)的(de)(de)(de)情況(kuang)下在空白處沒(mei)有(you)(you)(you)標記(ji)“不適(shi)用(yong)(yong)”，以(yi)及明顯(xian)可以(yi)輕易(yi)糾正(zheng)的(de)(de)(de)行政監督的(de)(de)(de)疏(shu)漏。因(yin)為這些細枝末節有(you)(you)(you)時(shi)違反了相關(guan)要(yao)求，審核員如(ru)何避免將其寫入(ru)報(bao)告呢？簡單的(de)(de)(de)回答就是(shi)，不要(yao)舍本逐末。

關注重要的(de)要求、問題(ti)和績效，不要專注于或(huo)者有意去尋(xun)找(zhao)意義(yi)不大的(de)小問題(ti)。

規(gui)則(ze)八：在報告中提供充分的背景信息

審(shen)核(he)員必須始終牢記他們在為(wei)誰寫不符合報告。既不是(shi)(shi)為(wei)審(shen)核(he)項目經理，也不是(shi)(shi)為(wei)其他審(shen)核(he)員，而是(shi)(shi)為(wei)了(le)受審(shen)核(he)方(fang)的管理者或被審(shen)核(he)過程(cheng)的負責人(ren)，為(wei)了(le)要采取糾正措施的受審(shen)核(he)方(fang)的管理者或過程(cheng)負責人(ren)。

管理者或過程負責人在審核員發現(xian)問(wen)題(ti)的(de)(de)時候(hou)可能不在場(chang)，這就意味(wei)著(zhu)審核報告必(bi)須(xu)要(yao)(yao)(yao)清晰，并且(qie)能夠直接(jie)追(zhui)溯到(dao)違(wei)反(fan)的(de)(de)要(yao)(yao)(yao)求。對(dui)問(wen)題(ti)的(de)(de)描述(shu)不能留下疑(yi)點，必(bi)須(xu)指出有什么(me)問(wen)題(ti)以及為(wei)什么(me)認為(wei)是違(wei)反(fan)了要(yao)(yao)(yao)求。

規(gui)則九(jiu)：具體(ti)指出優勢所在(zai)

審(shen)(shen)核(he)員(yuan)難道(dao)不應(ying)該在受審(shen)(shen)核(he)方的出(chu)(chu)色表(biao)(biao)現方面給(gei)予肯(ken)定(ding)嗎？答案是(shi)(shi)肯(ken)定(ding)的。審(shen)(shen)核(he)員(yuan)應(ying)該指出(chu)(chu)并肯(ken)定(ding)受審(shen)(shen)核(he)方的出(chu)(chu)色表(biao)(biao)現，尤其(qi)是(shi)(shi)當這種出(chu)(chu)色的表(biao)(biao)現代表(biao)(biao)著真正的最(zui)佳(jia)實(shi)踐時(shi)(shi)。但是(shi)(shi)，這樣做(zuo)(zuo)的規則是(shi)(shi)一定(ding)要有針對性。在給(gei)予表(biao)(biao)揚時(shi)(shi)，關鍵在于(yu)指出(chu)(chu)值得表(biao)(biao)揚的具體做(zuo)(zuo)法。

審核(he)員很(hen)少有足(zu)夠的(de)時間全面(mian)深(shen)入地評(ping)估整個體系或過程(cheng)，也無法能夠肯定地說整個審核(he)對(dui)象確(que)實很(hen)好。

相反，要具體指出(chu)你所發現(xian)的(de)出(chu)色方面(mian)。這種出(chu)色的(de)表(biao)現(xian)可能是(shi)電(dian)子(zi)文(wen)(wen)件(jian)化(hua)的(de)控(kong)制(zhi)到位(wei)，或向文(wen)(wen)件(jian)用(yong)(yong)戶告(gao)知(zhi)文(wen)(wen)件(jian)變更時所采(cai)用(yong)(yong)的(de)方法(fa)。總之，不要泛泛而(er)談。

規(gui)則十：審核員的就餐問題

除了審(shen)核員(yuan)需(xu)要(yao)解(jie)決(jue)吃飯問題外，還有(you)(you)其他一些問題也與午餐有(you)(you)關，需(xu)要(yao)妥善解(jie)決(jue)，尤其是在進行場外審(shen)核的時候。這些問題中(zhong)，最重要(yao)的問題是外出吃午餐還是叫(jiao)外賣(mai)餐。

受審(shen)核(he)方往往會邀請(qing)審(shen)核(he)員外出吃(chi)午餐(can)。審(shen)核(he)組(zu)長要(yao)權衡(heng)接受邀請(qing)與完(wan)成審(shen)核(he)之間(jian)的輕重。大多(duo)數審(shen)核(he)員吃(chi)工作(zuo)午餐(can)，吃(chi)飯時(shi)討論審(shen)核(he)進展、需要(yao)深入審(shen)核(he)的內容以(yi)及如何調整下午的進度等問(wen)題。許多(duo)審(shen)核(he)員還利用午餐(can)的時(shi)間(jian)寫審(shen)核(he)記(ji)錄。如果審(shen)核(he)組(zu)外出就餐(can)，這些工作(zuo)都無法完(wan)成。

此外，外出就餐(can)一個小時內(nei)難以返回(hui)。因(yin)為(wei)這些原因(yin)，大多數審(shen)(shen)核(he)(he)員傾向于(yu)(yu)叫外賣餐(can)。當然，對于(yu)(yu)內(nei)部(bu)審(shen)(shen)核(he)(he)而言，這個問題就沒有意義(yi)了，審(shen)(shen)核(he)(he)員可(ke)以自行(xing)決定(ding)。

結果：遵循(xun)這十條簡(jian)單規則(ze)或(huo)者(zhe)說指南，將(jiang)有(you)助你更有(you)效更高效地進行審(shen)核，同時還(huan)有(you)助于向所有(you)參與人員樹立更積極的形象。