所(suo)有的(de)審核員都接受過(guo)審核策劃、實施(shi)和報告的(de)基(ji)(ji)本培(pei)(pei)訓。遺(yi)憾的(de)是，許多審核員只接受過(guo)這樣的(de)基(ji)(ji)本培(pei)(pei)訓。在此，我(wo)提出十(shi)條(tiao)規則，或(huo)者說(shuo)，你也可以將(jiang)其(qi)視為指(zhi)南。如果遵循這些(xie)指(zhi)南，你將(jiang)大大提高審核的(de)有效性。各位審核員，對照一下，你都做到(dao)了嗎？

規則一：讓受審核方(fang)成為審核組的成員

讓(rang)受審(shen)核(he)方(fang)感覺(jue)自己就是審(shen)核(he)組的(de)成(cheng)員(yuan)要(yao)避免這樣的(de)開場白，“不要(yao)擔(dan)心，我(wo)們(men)(men)不是來這里(li)審(shen)核(he)你們(men)(men)，而是審(shen)核(he)你們(men)(men)的(de)體(ti)系的(de)。”

而應該(gai)說：“我(wo)們(men)(men)(men)要對××過程(cheng)進(jin)行(xing)一次評估(gu)，爭取識別過程(cheng)的不足之(zhi)處(chu)或者改進(jin)的機會(hui)。為(wei)(wei)此，我(wo)們(men)(men)(men)需要你(ni)(ni)們(men)(men)(men)的幫助。希望你(ni)(ni)們(men)(men)(men)帶我(wo)們(men)(men)(men)走(zou)一遍整(zheng)個(ge)過程(cheng)，并解釋它是如何運行(xing)的。我(wo)們(men)(men)(men)可能需要你(ni)(ni)們(men)(men)(men)回答一些問(wen)題或出示一些相關的記錄。如果(guo)有(you)什么(me)不足之(zhi)處(chu)或者你(ni)(ni)們(men)(men)(men)認為(wei)(wei)會(hui)有(you)讓(rang)過程(cheng)變得更好的改進(jin)措施(shi)，我(wo)們(men)(men)(men)也愿意聽聽。如果(guo)你(ni)(ni)有(you)什么(me)問(wen)題，請(qing)隨時提出來。可以嗎？”

這(zhe)樣(yang)的開場(chang)白聽(ting)起來更真誠，真正(zheng)反(fan)映出(chu)受審(shen)核方(fang)的角色，還讓受審(shen)核方(fang)成為(wei)審(shen)核組(zu)的成員，事(shi)實上也(ye)應該如此(ci)。

這條規(gui)則的(de)運用，應該讓受審核方不但愿意接受審核，而且(qie)還樂意積極協(xie)助審核。

規則二(er)：漏斗法面(mian)談策略

審核員(yuan)在與受審核方面談中，可以問三大類(lei)問題(ti)：開放式、封閉式和澄清性的問題(ti)。

評估開(kai)(kai)始(shi)時(shi)，先問(wen)(wen)一些泛泛的(de)開(kai)(kai)放式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)(ti)，審(shen)核員從(cong)開(kai)(kai)放式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)(ti)中(zhong)得到的(de)信息比封閉(bi)式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)(ti)多(duo)得多(duo)，然后采用澄清性的(de)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)(ti)來彌(mi)補遺漏。封閉(bi)式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)(ti)需要回答是或(huo)否，或(huo)者明確(que)對或(huo)錯(cuo)。所(suo)以受(shou)審(shen)核方(fang)在(zai)回答封閉(bi)式(shi)問(wen)(wen)題(ti)(ti)(ti)(ti)時(shi)面臨的(de)“折戟沉沙(sha)”的(de)機會更大。

通(tong)過(guo)運用(yong)這種方式(shi)，開放式(shi)、封閉式(shi)和(he)澄清性的問(wen)題，就構成(cheng)了我們所謂的漏(lou)斗法面談(tan)策(ce)略。采用(yong)漏(lou)斗法能(neng)夠提高審核(he)效率，在(zai)最短的時間內獲(huo)得最多(duo)的信息，而且(qie)也讓受(shou)審核(he)方感到更安(an)全，在(zai)與審核(he)員面談(tan)過(guo)程中逐漸放松，積極配合(he)。

規(gui)則(ze)三：做一個積(ji)極的(de)傾聽者

積極傾聽的重要性不能(neng)過分夸大。人(ren)們常(chang)常(chang)提(ti)到的一(yi)條經驗是，審核(he)員在(zai)審核(he)過程中應該只花(hua)10%的時間(jian)來說話，而用90％的時間(jian)去傾聽。

根據相關研究獲得的(de)令人(ren)擔憂的(de)統計數據顯示，所有談(tan)話交流中(zhong)有近70%都被(bei)誤解了。雖(sui)然在這些錯(cuo)誤的(de)溝通中(zhong)，大部分對日常交往不會產生重大的(de)影響，但是審核中(zhong)的(de)錯(cuo)誤傳(chuan)達就會對受審核方和(he)審核員雙方的(de)信譽造成破壞性(xing)的(de)影響。簡而言(yan)之(zhi)，審核員必須做(zuo)一名積極(ji)的(de)傾(qing)聽者。

規則(ze)四：永遠(yuan)不(bu)要讓受審核方挑選抽樣

許多審核員會讓采購經理列舉提供不合(he)格(ge)產(chan)品(pin)的供應(ying)商的例子。這樣一來，受審核方就可以自(zi)己選擇抽樣，而這樣就永遠發現(xian)不了問(wen)題。

可取的(de)(de)辦法是，在(zai)審核(he)采購部(bu)(bu)門(men)(men)之前先審核(he)收貨(huo)部(bu)(bu)門(men)(men)，通過(guo)收貨(huo)部(bu)(bu)門(men)(men)的(de)(de)記錄發現幾個進貨(huo)產(chan)品問題的(de)(de)例子。如(ru)果審核(he)員想在(zai)與采購經理的(de)(de)面(mian)談中實現這(zhe)(zhe)一要求(qiu)(qiu)，可以明確要求(qiu)(qiu)采購經理出示(shi)這(zhe)(zhe)次訪問收貨(huo)部(bu)(bu)門(men)(men)發現的(de)(de)供(gong)應商問題的(de)(de)檔案(an)記錄。

審核員應該檢查(cha)其檢查(cha)單上的(de)每一(yi)個問(wen)題，然后自問(wen)，“我(wo)將(jiang)如(ru)(ru)何驗(yan)證(zheng)受審核方的(de)回答(da)？我(wo)是否(fou)知道需要什(shen)么，以及如(ru)(ru)何選擇抽樣？”如(ru)(ru)果答(da)案不(bu)確定，審核員應該制定驗(yan)證(zheng)策略，并將(jiang)其納入檢查(cha)單。

規則五：永遠要通過現有的(de)美元價值來識別(bie)審核(he)發(fa)現的(de)真正作用

優秀(xiu)審核員與普(pu)通(tong)審核員的(de)不同之處(chu)在于，前(qian)者(zhe)能(neng)夠將(jiang)審核發(fa)現與真正(zheng)的(de)結(jie)果聯系(xi)起來。他(ta)們(men)(men)能(neng)夠將(jiang)審核發(fa)現從技術違規轉變為影(ying)響組織的(de)問題，他(ta)們(men)(men)能(neng)夠引起管理(li)層的(de)注意，并獲得管理(li)層的(de)支持(chi)。

審核(he)員應(ying)該總是努力確(que)定不足之處是否對組(zu)織(zhi)產生影響(xiang)，如(ru)果是，其程度如(ru)何。

規則六：永遠要與受審核方確認你的審核發現

在(zai)離開之前，審(shen)核員永遠應該將審(shen)核發(fa)現告(gao)知受審(shen)核方。這一點(dian)在(zai)你認為發(fa)現了不(bu)符合(he)時尤其重要。

告(gao)知審核發現(xian)，可以避免因溝通不(bu)暢(chang)導(dao)致的無效發現(xian)。記住，所(suo)有(you)(you)交流(liu)內容中(zhong)有(you)(you)70%存在誤(wu)解(jie)。訓練有(you)(you)素的審核員如果(guo)積極傾聽，能夠(gou)大大減(jian)少誤(wu)解(jie)的概率。但事實上，有(you)(you)時我們恰恰不(bu)理解(jie)對方要表達的意思，或者對方不(bu)理解(jie)我們。有(you)(you)時候，我們認為發現(xian)了(le)不(bu)符合(he)，但事實上并沒有(you)(you)發現(xian)。

在(zai)結束審(shen)(shen)核(he)之(zhi)前(qian)或者在(zai)發現(xian)問題時，要(yao)當場與受審(shen)(shen)核(he)方溝通(tong)，這(zhe)樣做可以讓受審(shen)(shen)核(he)方有機會糾正可能(neng)導(dao)致發現(xian)無效的任何誤解，也保(bao)護了你作為(wei)審(shen)(shen)核(he)員(yuan)的利益。

規則(ze)七(qi)：不要舍本逐末(mo)

不要記(ji)錄(lu)沒(mei)有(you)用的(de)(de)內容。什么(me)是沒(mei)有(you)用的(de)(de)內容？這里說的(de)(de)沒(mei)有(you)用的(de)(de)內容是指行政(zheng)性質的(de)(de)，對(dui)管理體系的(de)(de)績(ji)效沒(mei)有(you)任(ren)何實際影(ying)響(xiang)的(de)(de)審(shen)核(he)發(fa)現。這樣的(de)(de)例子包括明(ming)顯的(de)(de)筆誤(wu)、在沒(mei)有(you)要求或不必要的(de)(de)情況下(xia)在空白處沒(mei)有(you)標記(ji)“不適用”，以及明(ming)顯可(ke)以輕易糾(jiu)正的(de)(de)行政(zheng)監督的(de)(de)疏漏。因(yin)為這些細枝末節(jie)有(you)時違(wei)反了相關(guan)要求，審(shen)核(he)員如何避免(mian)將其寫入(ru)報(bao)告(gao)呢？簡單的(de)(de)回答(da)就是，不要舍本(ben)逐末。

關(guan)注重要的要求、問題和績效，不要專注于或(huo)者有意去(qu)尋找(zhao)意義不大(da)的小問題。

規則八(ba)：在報告中提供充(chong)分的背景信息

審(shen)核(he)(he)員必(bi)須始終牢記他們在為(wei)(wei)誰寫(xie)不(bu)(bu)符(fu)合(he)報告。既不(bu)(bu)是為(wei)(wei)審(shen)核(he)(he)項目經理(li)，也不(bu)(bu)是為(wei)(wei)其他審(shen)核(he)(he)員，而(er)是為(wei)(wei)了受審(shen)核(he)(he)方的(de)(de)管理(li)者或被(bei)審(shen)核(he)(he)過程(cheng)的(de)(de)負(fu)責(ze)人，為(wei)(wei)了要采取(qu)糾正(zheng)措(cuo)施的(de)(de)受審(shen)核(he)(he)方的(de)(de)管理(li)者或過程(cheng)負(fu)責(ze)人。

管理者或過程負(fu)責人(ren)在(zai)審(shen)核(he)員(yuan)發現問(wen)(wen)題(ti)(ti)的時候可(ke)能(neng)不(bu)在(zai)場，這就意(yi)味著(zhu)審(shen)核(he)報告必須要清(qing)晰，并且能(neng)夠直接追溯到(dao)違反(fan)的要求。對問(wen)(wen)題(ti)(ti)的描述不(bu)能(neng)留下疑(yi)點，必須指(zhi)出有什么問(wen)(wen)題(ti)(ti)以及為什么認(ren)為是違反(fan)了要求。

規則(ze)九(jiu)：具體指出優勢所(suo)在

審(shen)(shen)核員難道不應(ying)該在(zai)受審(shen)(shen)核方(fang)的(de)出(chu)色表(biao)現(xian)方(fang)面給(gei)予肯(ken)定(ding)嗎？答案是肯(ken)定(ding)的(de)。審(shen)(shen)核員應(ying)該指出(chu)并(bing)肯(ken)定(ding)受審(shen)(shen)核方(fang)的(de)出(chu)色表(biao)現(xian)，尤其是當這(zhe)種出(chu)色的(de)表(biao)現(xian)代表(biao)著真正的(de)最佳實踐時(shi)。但是，這(zhe)樣做(zuo)的(de)規則是一(yi)定(ding)要有針對性(xing)。在(zai)給(gei)予表(biao)揚時(shi)，關鍵在(zai)于指出(chu)值得(de)表(biao)揚的(de)具體做(zuo)法。

審核(he)員很少有足夠(gou)的時間全面深入地評估整個體系或過(guo)程，也無(wu)法能夠(gou)肯定地說整個審核(he)對(dui)象確實(shi)很好。

相反，要(yao)(yao)具體指出你所發現的(de)出色方(fang)(fang)面。這種出色的(de)表現可能是電(dian)子文件(jian)(jian)化的(de)控制到位，或向文件(jian)(jian)用戶告知文件(jian)(jian)變更(geng)時(shi)所采用的(de)方(fang)(fang)法。總之，不要(yao)(yao)泛泛而(er)談。

規則十：審(shen)核(he)員的就餐問題

除(chu)了審(shen)核員需要解(jie)決吃(chi)飯問(wen)題外，還(huan)有(you)(you)其他一些(xie)問(wen)題也與午餐有(you)(you)關，需要妥善解(jie)決，尤其是在進行場外審(shen)核的時候。這些(xie)問(wen)題中(zhong)，最重要的問(wen)題是外出吃(chi)午餐還(huan)是叫外賣餐。

受審(shen)核(he)(he)(he)(he)方往(wang)往(wang)會邀(yao)請審(shen)核(he)(he)(he)(he)員(yuan)外(wai)出吃午(wu)餐。審(shen)核(he)(he)(he)(he)組長(chang)要(yao)權衡接受邀(yao)請與完成審(shen)核(he)(he)(he)(he)之間的(de)輕(qing)重。大(da)多數審(shen)核(he)(he)(he)(he)員(yuan)吃工作午(wu)餐，吃飯時討(tao)論審(shen)核(he)(he)(he)(he)進(jin)展(zhan)、需要(yao)深(shen)入審(shen)核(he)(he)(he)(he)的(de)內容以(yi)及(ji)如何(he)調整下午(wu)的(de)進(jin)度等問題。許多審(shen)核(he)(he)(he)(he)員(yuan)還利用午(wu)餐的(de)時間寫審(shen)核(he)(he)(he)(he)記錄(lu)。如果審(shen)核(he)(he)(he)(he)組外(wai)出就餐，這些工作都無法完成。

此外(wai)(wai)，外(wai)(wai)出就餐一個小時(shi)內難以返回。因(yin)為這(zhe)些(xie)原因(yin)，大多數審核員傾向于(yu)叫外(wai)(wai)賣(mai)餐。當然，對于(yu)內部審核而言(yan)，這(zhe)個問題就沒(mei)有(you)意義了(le)，審核員可以自行決定。

結果：遵(zun)循這十(shi)條(tiao)簡單規則或者說(shuo)指(zhi)南，將有助你(ni)更(geng)有效(xiao)更(geng)高效(xiao)地進行(xing)審核(he)，同時還有助于向所有參與人員樹立(li)更(geng)積極的形象。

信息來源|網絡