管(guan)理(li)體(ti)系(xi)(xi)文件(jian)(jian)不僅是申請(qing)認證組織需(xu)要編制的(de)(de)文件(jian)(jian),也(ye)是認證機構為(wei)確(que)保(bao)機構體(ti)系(xi)(xi)有效運(yun)行(xing)(xing),依據(ju)國家相關認證實(shi)施規則、認可(ke)準則、認可(ke)規范、標準等文件(jian)(jian)要求(qiu),結合機構自身的(de)(de)管(guan)理(li)體(ti)系(xi)(xi)實(shi)際運(yun)行(xing)(xing)情(qing)況(kuang)制定并需(xu)要控制和(he)保(bao)持(chi)的(de)(de)信(xin)息及其(qi)載體(ti),包括(kuo)文件(jian)(jian)和(he)記(ji)錄。本文就(jiu)認證機構中所涉及的(de)(de)管(guan)理(li)體(ti)系(xi)(xi)文件(jian)(jian)的(de)(de)構建并確(que)保(bao)持(chi)續有效性的(de)(de)應用情(qing)況(kuang)進行(xing)(xing)探討。
一、管理體系文件制定的原(yuan)則和依據
管理(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)文(wen)(wen)件制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)的(de)原(yuan)則主要(yao)依(yi)據國(guo)家認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)監委(wei)對(dui)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)機構(gou)制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)的(de)相(xiang)關(guan)管理(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)實(shi)施(shi)(shi)規(gui)則及(ji)管理(li)辦法,并結合中(zhong)國(guo)合格評定(ding)(ding)國(guo)家認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)委(wei)員會(hui)對(dui)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)機構(gou)制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)的(de)相(xiang)關(guan)管理(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)規(gui)則、認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)規(gui)范、實(shi)施(shi)(shi)指南、認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)方案、相(xiang)關(guan)機構(gou)要(yao)求等,以(yi)及(ji)中(zhong)國(guo)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)協(xie)會(hui)制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)的(de)相(xiang)關(guan)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)審核活動的(de)人員注冊準則、行業自律(lv)公約、管理(li)規(gui)范、實(shi)施(shi)(shi)辦法等,同時根據國(guo)際認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)論壇(IAF)實(shi)施(shi)(shi)的(de)多場所組織的(de)管理(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)審核與認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)、已認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)的(de)管理(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)的(de)轉換(huan)、信息和(he)通(tong)信技術(ICT)在審核中(zhong)應用等文(wen)(wen)件和(he)相(xiang)關(guan)行業專(zhuan)項認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)要(yao)求及(ji)規(gui)范等相(xiang)關(guan)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)可(ke)文(wen)(wen)件為原(yuan)則和(he)依(yi)據,來制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)符(fu)合認(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)(ren)證(zheng)(zheng)機構(gou)相(xiang)關(guan)的(de)管理(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)文(wen)(wen)件。
二、管理體(ti)系文(wen)件的分類、定義(yi)
通常情(qing)況下(xia),認證機構內的管(guan)理(li)體系文(wen)(wen)件(jian)包(bao)括:管(guan)理(li)手冊、程序文(wen)(wen)件(jian)、公開(kai)文(wen)(wen)件(jian) 、支持性文(wen)(wen)件(jian)、專業審核作業指導書以及各(ge)類記錄表格文(wen)(wen)件(jian)。
(一)管理手(shou)冊
管(guan)理(li)手(shou)冊(ce)是(shi)管(guan)理(li)體(ti)(ti)(ti)系(xi)的(de)表征(zheng),是(shi)對機構(gou)的(de)管(guan)理(li)體(ti)(ti)(ti)系(xi)運(yun)作(zuo)進行(xing)(xing)表述、闡述及(ji)指導(dao)管(guan)理(li)體(ti)(ti)(ti)系(xi)實際運(yun)作(zuo)的(de)主要文(wen)件(jian),它涵蓋了認(ren)證機構(gou)的(de)管(guan)理(li)方(fang)針、承(cheng)諾(nuo)、組織機構(gou)、過程(cheng)關系(xi)及(ji)接口職責等方(fang)面的(de)內容,是(shi)機構(gou)內全體(ti)(ti)(ti)員工(gong)從事(shi)管(guan)理(li)體(ti)(ti)(ti)系(xi)活(huo)動都必須遵(zun)守(shou)的(de)基本依(yi)據和行(xing)(xing)為(wei)準則,同時也是(shi)認(ren)證機構(gou)管(guan)理(li)體(ti)(ti)(ti)系(xi)文(wen)件(jian)中(zhong)最高級別的(de)綱領性文(wen)件(jian)。
(二)程序文件(jian)
程(cheng)序文(wen)件(jian)是(shi)指針對管理(li)體系審核(he)(he)(he)活(huo)動(dong)(dong)的(de)(de)每一個過程(cheng)進行獨(du)立編制(zhi)的(de)(de)規范要求,以確保審核(he)(he)(he)過程(cheng)和(he)審核(he)(he)(he)結(jie)果符(fu)合認(ren)證機構(gou)要求的(de)(de)文(wen)件(jian) ,是(shi)管理(li)手冊的(de)(de)補充性(xing)支(zhi)持文(wen)件(jian),同時也是(shi)機構(gou)內全體員(yuan)工(gong)進行審核(he)(he)(he)管理(li)活(huo)動(dong)(dong)的(de)(de)具(ju)體依據性(xing)文(wen)件(jian)。它可單獨(du)編制(zhi)成(cheng)冊,也可與管理(li)手冊一起融合編制(zhi)成(cheng)冊。
(三)支持(chi)性(xing)文(wen)件
支持性(xing)文(wen)(wen)(wen)件(jian)是依據程(cheng)(cheng)序(xu)文(wen)(wen)(wen)件(jian)的(de)規(gui)定(ding)(ding),對機(ji)構審核管理流程(cheng)(cheng)中(zhong)的(de)過程(cheng)(cheng)進行分解描述,以引導支持各個審核流程(cheng)(cheng)中(zhong)的(de)具體支撐指引性(xing)文(wen)(wen)(wen)件(jian),主要包括(kuo):《工(gong)作規(gui)則(ze)》《評價準則(ze)》《工(gong)作指南》《實施(shi)規(gui)范(fan)》《管理規(gui)定(ding)(ding)》《能力要求》等文(wen)(wen)(wen)件(jian)。
(四)公開文件
公開(kai)文件(jian)(jian)是指認證(zheng)機(ji)構根據(ju)相關(guan)文件(jian)(jian)規定的(de)(de)要求,編制并(bing)進行對外(wai)公示的(de)(de)告(gao)知性文件(jian)(jian)。同(tong)時(shi)通過認證(zheng)機(ji)構官方網(wang)站對外(wai)進行發布,主要起到(dao)公開(kai)、透明、提前告(gao)知的(de)(de)公開(kai)指引性管理體系文件(jian)(jian)。
(五)表格文件
表(biao)格(ge)(ge)(ge)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)指(zhi)在(zai)管理(li)體系認(ren)證(zheng)活動(dong)中需(xu)要使用的(de)(de)(de)表(biao)格(ge)(ge)(ge)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian),它是(shi)(shi)記(ji)載(zai)和證(zheng)實(shi)管理(li)體系活動(dong)及結果信(xin)(xin)息(xi)的(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian),即管理(li)類(lei)表(biao)格(ge)(ge)(ge)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)和審核類(lei)表(biao)格(ge)(ge)(ge)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)空白記(ji)錄(lu)表(biao)格(ge)(ge)(ge),可作為需(xu)要保持的(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)。當在(zai)審核活動(dong)中,記(ji)錄(lu)表(biao)格(ge)(ge)(ge)中填寫(xie)了(le)相關信(xin)(xin)息(xi)和審核數(shu)據,表(biao)格(ge)(ge)(ge)就成了(le)記(ji)錄(lu),隨機就轉(zhuan)化成了(le)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian),也(ye)就是(shi)(shi)形成證(zheng)據后需(xu)要保留(liu)(liu)的(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian),它是(shi)(shi)審核管理(li)活動(dong)中必不(bu)可少(shao)的(de)(de)(de)審核證(zheng)據文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian),且(qie)是(shi)(shi)需(xu)要長期(qi)保留(liu)(liu)的(de)(de)(de)證(zheng)據性文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)。
(六)專(zhuan)業審核作業指(zhi)導書
專(zhuan)業審核作(zuo)業指(zhi)(zhi)導書指(zhi)(zhi)在(zai)各個領(ling)域內的(de),以專(zhuan)業小類代碼(ma)為標(biao)識(shi)的(de)專(zhuan)業性強(qiang)(qiang)且具有(you)很強(qiang)(qiang)的(de)操作(zuo)性和(he)指(zhi)(zhi)導性的(de)專(zhuan)業性補充管理體系文件。
三(san)、管理體(ti)系文件的(de)有(you)效控(kong)制
就上述六類(lei)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)體(ti)(ti)系(xi)文(wen)件的(de)控制進行(xing)統一歸口管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li),根據(ju)機構相(xiang)關文(wen)件控制程序的(de)規定進行(xing)統一辦理(li)(li)(li)審批手續(xu),按照發(fa)(fa)放(fang)范圍進行(xing)統一發(fa)(fa)放(fang)并做好管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)體(ti)(ti)系(xi)文(wen)件的(de)發(fa)(fa)放(fang)簽收記(ji)錄工作,最后將發(fa)(fa)放(fang)辦理(li)(li)(li)完(wan)結(jie)后的(de)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)體(ti)(ti)系(xi)文(wen)件進行(xing)存檔管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li),以確保管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)體(ti)(ti)系(xi)文(wen)件的(de)制修訂情況、備案情況、可追(zhui)溯(su)性及使用(yong)最新有效性文(wen)件的(de)及時性,避免(mian)使用(yong)作廢文(wen)件的(de)情況發(fa)(fa)生。
針對認證機(ji)構內所管轄的各(ge)個(ge)分支辦事機(ji)構,要實行集中統一文(wen)件管理,統一文(wen)件使(shi)用(yong)版本,且與(yu)認證機(ji)構總部保持高(gao)度一致,以便在開展各(ge)項審核活動中使(shi)用(yong)最新有(you)效(xiao)版本的管理體系(xi)文(wen)件,以確保管理體系(xi)文(wen)件控制有(you)效(xiao)。
針對(dui)機構內(nei)的所有審核(he)(he)員用(yong)表,進行統一發放,統一使(shi)(shi)用(yong)審核(he)(he)用(yong)最新文件表格(ge),以便(bian)統一規范使(shi)(shi)用(yong)文件并規范審核(he)(he)檔(dang)案(an)材(cai)料的管(guan)理,確保審核(he)(he)表格(ge)最新有效。
結(jie)合認證機構的(de)官方(fang)網站,確保(bao)各(ge)類管理體系用表格及文(wen)件(jian)的(de)最新(xin)有效性,做(zuo)到公(gong)開(kai)、告知、透(tou)明。
由此(ci)可見,認(ren)(ren)(ren)(ren)證機(ji)構(gou)的(de)文(wen)(wen)件化(hua)信(xin)息與相(xiang)關(guan)(guan)(guan)管(guan)理(li)體(ti)(ti)系標(biao)準(zhun)要(yao)求相(xiang)結(jie)合(he),分別融入機(ji)構(gou)管(guan)理(li)體(ti)(ti)系文(wen)(wen)件的(de)各個(ge)章節中;如果相(xiang)關(guan)(guan)(guan)管(guan)理(li)體(ti)(ti)系發生重大版(ban)本(ben)變更(geng),以(yi)及(ji)(ji)國家(jia)認(ren)(ren)(ren)(ren)監委頒布的(de)相(xiang)關(guan)(guan)(guan)認(ren)(ren)(ren)(ren)證實施(shi)規(gui)則(ze)、標(biao)準(zhun)及(ji)(ji)相(xiang)關(guan)(guan)(guan)認(ren)(ren)(ren)(ren)可文(wen)(wen)件發生變更(geng)時(shi),抑或相(xiang)關(guan)(guan)(guan)管(guan)理(li)體(ti)(ti)系進(jin)行(xing)標(biao)準(zhun)轉版(ban)等相(xiang)關(guan)(guan)(guan)要(yao)求進(jin)行(xing)更(geng)改時(shi),都要(yao)對相(xiang)應的(de)管(guan)理(li)體(ti)(ti)系文(wen)(wen)件所涉及(ji)(ji)的(de)相(xiang)關(guan)(guan)(guan)內容(rong)進(jin)行(xing)及(ji)(ji)時(shi)制修訂工(gong)作并根據(ju)機(ji)構(gou)文(wen)(wen)件控制程序進(jin)行(xing)管(guan)理(li)控制,以(yi)便使(shi)機(ji)構(gou)的(de)審核(he)活動(dong)符合(he)國家(jia)相(xiang)關(guan)(guan)(guan)標(biao)準(zhun)要(yao)求,促(cu)進(jin)認(ren)(ren)(ren)(ren)證機(ji)構(gou)的(de)管(guan)理(li)體(ti)(ti)系文(wen)(wen)件與國家(jia)相(xiang)關(guan)(guan)(guan)要(yao)求保持高度一致(zhi),同時(shi)確保認(ren)(ren)(ren)(ren)證機(ji)構(gou)規(gui)范運作以(yi)及(ji)(ji)審核(he)管(guan)理(li)活動(dong)持續有效。
四、管理體系文件(jian)在認證機(ji)構中的積極作用
(一(yi))支撐指引作用
支撐(cheng)指(zhi)(zhi)(zhi)引作用(yong)是指(zhi)(zhi)(zhi)管理體系文件對機構和員工(gong)(gong)的(de)(de)行(xing)為起(qi)到(dao)支撐(cheng)、指(zhi)(zhi)(zhi)引的(de)(de)作用(yong),通(tong)過(guo)規定(ding)(ding)機構、員工(gong)(gong)的(de)(de)權(quan)利和義務來確定(ding)(ding)合理正當的(de)(de)行(xing)為方(fang)式,指(zhi)(zhi)(zhi)引員工(gong)(gong)的(de)(de)工(gong)(gong)作行(xing)為,即(ji)在其規定(ding)(ding)的(de)(de)范圍內從事崗位(wei)相(xiang)關(guan)的(de)(de)職責(ze)和權(quan)限(xian)并(bing)指(zhi)(zhi)(zhi)引員工(gong)(gong)按相(xiang)關(guan)程(cheng)序進行(xing)操作,且應知曉哪(na)(na)些(xie)可以做(zuo),哪(na)(na)些(xie)不能做(zuo),使其充分認識(shi)到(dao)崗位(wei)的(de)(de)重要性并(bing)為實(shi)現機構的(de)(de)共同(tong)目標付諸行(xing)動。
(二)評價(jia)作用
評價作(zuo)用是指對管理體(ti)系文件化(hua)信息(xi)具有判斷、衡(heng)量(liang)機(ji)構行為(wei)是否符合(he)標準規范程序的作(zuo)用,結合(he)管理體(ti)系標準要(yao)求對組織的文件化(hua)信息(xi)進(jin)行符合(he)性評價。同(tong)時(shi)也是對機(ji)構的實際運行期間(jian)結合(he)標準要(yao)求的實施情況進(jin)行整(zheng)體(ti)文件符合(he)性評價,從而為(wei)進(jin)一步開(kai)展(zhan)現場(chang)審核活動(dong)提供有力(li)保障。
(三)強制作(zuo)用
強制(zhi)作(zuo)用(yong)是(shi)指管(guan)理體(ti)(ti)系文(wen)件化信(xin)息對機(ji)構(gou)及員工(gong)的(de)(de)行為(wei)具有強制(zhi)性(xing)管(guan)理作(zuo)用(yong),主要通過文(wen)件化信(xin)息的(de)(de)規(gui)定直接體(ti)(ti)現(xian)出(chu)來,同時它(ta)還可以作(zuo)為(wei)一種依據手段發揮其(qi)(qi)作(zuo)用(yong),增強機(ji)構(gou)及員工(gong)行為(wei)規(gui)范意識,使其(qi)(qi)知曉組織(zhi)的(de)(de)方針、目標、業(ye)務(wu)過程、風險思(si)維,以及讓員工(gong)知曉在機(ji)構(gou)控制(zhi)下(xia)的(de)(de)行為(wei)方式的(de)(de)重要性(xing)等信(xin)息貫穿整個機(ji)構(gou)的(de)(de)業(ye)務(wu)運作(zuo)過程,可以說體(ti)(ti)現(xian)了(le)一定的(de)(de)強制(zhi)性(xing)實施(shi)的(de)(de)作(zuo)用(yong)。
(四)管理作用
管(guan)(guan)理(li)作(zuo)(zuo)用是指對管(guan)(guan)理(li)體(ti)系文(wen)件化(hua)(hua)(hua)信(xin)(xin)息進(jin)行規范,以促(cu)進(jin)機(ji)構(gou)(gou)持續、健(jian)康、穩定(ding)、協(xie)調其發展的(de)(de)根(gen)本保障。它(ta)不僅明(ming)確規定(ding)了機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)設置、職責、權限、義務(wu),以及各(ge)部(bu)門、各(ge)過程(cheng)(cheng)、各(ge)層次間的(de)(de)關(guan)系,還規定(ding)了機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)經營(ying)基本理(li)念和(he)(he)要求,為機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)發展提供(gong)了多元文(wen)化(hua)(hua)(hua)依據(ju),也為審(shen)核過程(cheng)(cheng)、活動(dong)控制過程(cheng)(cheng)提供(gong)重要依據(ju);另(ling)外,管(guan)(guan)理(li)體(ti)系文(wen)件化(hua)(hua)(hua)信(xin)(xin)息是一(yi)個動(dong)態(tai)化(hua)(hua)(hua)的(de)(de)信(xin)(xin)息管(guan)(guan)理(li)過程(cheng)(cheng),加強(qiang)對文(wen)件化(hua)(hua)(hua)信(xin)(xin)息的(de)(de)編(bian)審(shen)建(jian)設,將會提高對機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)統籌(chou)規劃(hua)、組織協(xie)調、統一(yi)管(guan)(guan)理(li)、監督和(he)(he)指導機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)各(ge)項工作(zuo)(zuo)的(de)(de)向前發展,為機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)業(ye)務(wu)運作(zuo)(zuo)過程(cheng)(cheng)提供(gong)了積極有利的(de)(de)管(guan)(guan)理(li)作(zuo)(zuo)用。
結語(yu)
綜(zong)上(shang)所述,文件(jian)化(hua)(hua)信息是(shi)認證機構提升自身能力建(jian)設的一個重要(yao)體現(xian),即隨時保持與國家標準、認證實(shi)施規(gui)則、法律(lv)法規(gui)等相關要(yao)求(qiu)相呼應,如何將文件(jian)化(hua)(hua)信息真正(zheng)融入(ru)機構的實(shi)際(ji)運作過(guo)程中,避(bi)免“兩張皮”現(xian)象,應成為(wei)(wei)認證機構永恒(heng)不斷的追求(qiu),并以此(ci)為(wei)(wei)指引(yin),不斷實(shi)現(xian)持續(xu)改進(jin),促(cu)進(jin)和提升機構的運作管理(li)水平。
總而言(yan)之,管理(li)體系文(wen)件(jian)的符合性和有(you)效(xiao)性是(shi)(shi)認(ren)證(zheng)機(ji)(ji)構(gou)管理(li)體系正(zheng)常運行和不斷(duan)改(gai)進(jin)的根本保(bao)證(zheng),是(shi)(shi)管理(li)體系運行的指南(nan)。認(ren)證(zheng)機(ji)(ji)構(gou)形成的管理(li)體系文(wen)件(jian),可(ke)(ke)以說也(ye)(ye)是(shi)(shi)機(ji)(ji)構(gou)合規性文(wen)化的重要(yao)組(zu)成部分,是(shi)(shi)機(ji)(ji)構(gou)長期傳承(cheng)、沉淀出來的以規則為導向的行為規范、思維方式和價值觀的總和,同時也(ye)(ye)是(shi)(shi)機(ji)(ji)構(gou)風(feng)險思維管理(li)的第一(yi)道(dao)防線,認(ren)證(zheng)機(ji)(ji)構(gou)要(yao)隨時關注國家(jia)認(ren)監委、中國合格評(ping)定國家(jia)認(ren)可(ke)(ke)委員會、中國認(ren)證(zheng)認(ren)可(ke)(ke)協(xie)會、IAF國際(ji)認(ren)可(ke)(ke)論壇(tan)、行業規范等相關文(wen)件(jian)要(yao)求,以持(chi)續(xu)構(gou)建、實施、保(bao)持(chi)和改(gai)進(jin)機(ji)(ji)構(gou)內的管理(li)體系文(wen)件(jian)的最新有(you)效(xiao)性,使(shi)機(ji)(ji)構(gou)在認(ren)證(zheng)審(shen)核(he)活動(dong)中“編(bian)有(you)所依(yi)、審(shen)以致用,行穩致遠”。
來源:《中國認(ren)證認(ren)可(ke)》雜志(zhi) 2022年第8期